（3）經(jīng)費的預(yù)算

　　

　　在和會議主辦方聯(lián)系后，從主辦方、參會對象、會議地點和行業(yè)權(quán)威等確定此次會議級別后，做好經(jīng)費的預(yù)算，確保投資能夠得到相應(yīng)的回報率。

　　

　　（4）角色的確定

　　

　　根據(jù)會議目標(biāo)和經(jīng)費的預(yù)算，界定自己的角色。可以是承辦方、協(xié)辦方，也可以是贊助商，或者是與會嘉賓。如果是承辦方，還需要安排相關(guān)發(fā)言，贊助商還需要準(zhǔn)備贊助的物品。

　　

　　（5）發(fā)言順序的選擇

　　

　　如果你是協(xié)辦方，那么協(xié)辦方可能不止一個，這個時候根據(jù)會議的日程選擇發(fā)言順序就很重要。一般而言，堅持“宜早不宜遲”的基本原則就可以了。一天的會議，發(fā)言的時間最好安排在上午，兩天的會議，發(fā)言的時間最好安排在第一天。先發(fā)言有個好處，留給客戶的印象比較深刻。越到后面看嘉賓會覺得越不重要。還有就是給客戶留有咨詢的時間。如果是后面發(fā)言想咨詢也沒有時間了。

　　

　　（6）布展位置的選擇

　　

　　展會位置就像廣告位，每個區(qū)域價值不一樣。要注意選擇人流量比較多的地方，最好的位置當(dāng)然是會議廳的出入口了，其次是茶歇處、廁所和吃飯的地方

　　

　　（7）參會物資籌備

　　

　　人員證件資料，包括足量名片、帶有LOGO的胸牌等；公司宣傳資料，包括宣傳視頻、易拉寶、宣講課件PPT、產(chǎn)品畫冊、產(chǎn)品折頁、調(diào)查問卷（這些資料最好備份，通過有道云筆記、電子郵件、U盤拷貝等方式都可以），準(zhǔn)備一些采訪重要客戶送的小禮品，如印有公司LOGO的筆、筆記本、購物袋等，還可以送一些便于攜帶的實用性強(qiáng)的充電寶、購物卡、優(yōu)惠券等；其他設(shè)備，如照相機(jī)（最好是單反，電量要充足，留出足夠空間）、筆記本電腦、IPAD（這些是出差必備，里面含有完備的公司資料、產(chǎn)品資料）

　　

　　（8）和主辦方的溝通

　　

　　積極和主辦方、會場布置人員溝通，了解到此次參會的行業(yè)權(quán)威，打聽競爭對手的參會情況，同時也能夠找到更好的展位，同時也可以為下次參加做好鋪墊，搞到一份很好的參會人員名錄，參會的目的已達(dá)成一半了。再說，即使這次會議效果很差，但你能夠搞定關(guān)系，和主辦方以及行業(yè)權(quán)威合影，到時候掛到網(wǎng)上，寫篇軟文宣傳，也會有很好的宣傳效果。

　　

　　（9）出發(fā)前的準(zhǔn)備

　　

　　出發(fā)前，選擇合適的交通工具，提前訂好往返票。了解最近幾天會議所在城市天氣情況，準(zhǔn)備衣物等。提前查好具體的交通路線。預(yù)訂酒店，最好是離會議地點越近越好。

　　

　　（10）提前熟悉會場

　　

　　到達(dá)酒店后，休息停當(dāng)，應(yīng)該提前熟悉會場地點，提前和展會主辦方打好招呼，了解會務(wù)的流程和時間節(jié)點，協(xié)調(diào)好對公司不利的事宜。同時，根據(jù)角色做好相應(yīng)的展位布置工作。

　　

　　（11）參會人員的培訓(xùn)

　　

　　每一次會議，要做到有的放矢，能夠起到實效。參會人員的培訓(xùn)能夠減少失誤，提高效率。每個人出去都要公司承擔(dān)相應(yīng)的人工成本、交通食宿費用，還有參會費用等。出發(fā)前由主管人員對會議的主題、任務(wù)，會務(wù)流程和時間節(jié)點，參會的角色扮演以及注意事項做好培訓(xùn)。

　　

　　2、參會期間的事項

　　

　　（1）提前聯(lián)系重要客戶

　　

　　在當(dāng)?shù)厝绻欣峡蛻簦梢援?dāng)面溝通，解決現(xiàn)有的客戶難題。同時，也可以根據(jù)會議主辦方或者老客戶提供的名單，提前準(zhǔn)備好問題清單，電話預(yù)約重要的人物提前見面采訪，采訪可以在客戶的房間進(jìn)行，見面時先贈送提前準(zhǔn)備好的小禮品，采訪時做好錄音、筆記等記錄，結(jié)束時最好能夠拍照合影。

　　

　　（2）企業(yè)形象的展示

　　

　　每個人的精神面貌要符合企業(yè)形象，積極進(jìn)行宣傳，通過宣傳片、折頁、名片、易拉寶等資料，做好企業(yè)的品牌宣傳。

　　

　　（3）參會期間的溝通

　　

　　抓住每一個時機(jī)，比如入場時發(fā)放產(chǎn)品，中場休息積極和參會人員互換名片，請到自己的展位，介紹自己的產(chǎn)品。打聽到嘉賓就餐地點，最好能夠一起陪同吃飯，交流信息。同時了解競爭對手的產(chǎn)品，不要是對手就老死不相往來。要力爭壓倒競爭對手，在客戶心中留下鮮明印象。

　　

　　（4）創(chuàng)新性解決問題

　　

　　會議中難免會遇到這樣那樣的問題，要有足夠的心理準(zhǔn)備，并創(chuàng)新性解決問題。只要能夠達(dá)到此行的目的，再大的困難也要克服。

　　

　　（5）及時總結(jié)，

　　

　　會議階段性結(jié)束后，要及時總結(jié)心得和經(jīng)驗，消除失誤。